Cómo cumplir con el RGPD en una reunión virtual
Seguro que en estos días de confinamiento has tenido multitud de videoconferencias de todo tipo, desde reuniones de trabajo, cursos de formación, Webbinars en directo…
Pero, ¿cumplían todos ellos con el RGDP?
Alguno de los que yo hice NO , eso te lo aseguro…
Con lo primero que debemos tener mucho cuidado es con la convocatoria de dicha reunión. Todos deberíamos saber ya a estas alturas que no se deben convocar a los participantes desde un mismo mail con las direcciones de correo en abierto, para todos. Pues a mí me han llegado algunas convocatorias en las que visualizo los mails de todos los participante. ¡¡ Mucho cuidado con eso!!
Otro dato que me ha llamado la atención estos días es la publicación en redes sociales de una imagen de dichas reuniones. Una imagen llena de cuadrados con personas sonrientes. ¿Tenéis el consentimiento de todas esas personas para divulgar su imagen?
Además de proteger la información hay que prestar mucha atención a estos detalles ya que podéis estar incumpliendo el RGDP y exponeros a una sanción importante.
Tambien hay que tener cuidado a la hora de grabar una reunión. Esto puede ser necesario, por ejemplo, cuando una conversación con terceros puede utilizarse para realizar un webinar. Es ese caso tiene que contarse con el consentimiento informado, y tiene que haber una evidencia registrada de que se ha informado y se cuenta con el permiso para grabar o publicar esa información. Es muy importante asegurar que se cumplen con las políticas de privacidad.
Otro punto en el que puede incumplirse el RGPD es a la hora de compartir información con terceros países. Plataformas como Zoom, solamente cuentan con un contrato estándar para la UE.
Como veis todos estamos expuestos a incumplir el RGPD.
En UP consult! Realizamos una auditoría de tus procesos y te aseguramos la legalidad de todos ellos.